WMS-система управления складом: что это такое и какую выбрать для своего фулфилмента

Что такое WMS и зачем она нужна

WMS (Warehouse Management System) — это система управления складом, которая автоматизирует все операции: от приемки товаров до их отгрузки клиенту. Она контролирует размещение, перемещение и комплектацию заказов, поступление новых партий, ускоряя работу склада.

Для складского учета существуют разнообразные IT-продукты, например, 1С, Excel. Они фиксируют остатки, фиксируют поступление и расход товаров, помогают вести документооборот. WMS-система — это следующий уровень автоматизации. Она не просто регистрирует движения товаров, а управляет складскими процессами.

Какие задачи решает складская программа WMS

Система управления (WMS) автоматизирует основные процессы, снижая нагрузку на персонал и минимизируя ошибки. Ее основная цель — сделать складскую логистику управляемой, прозрачной и эффективной. Задачами WMS являются:

Контроль и оптимизация размещения товаров

WMS определяет, где лучше разместить товар, чтобы сократить время на его поиск и перемещение. Она учитывает габариты, тип хранения (паллетное, ячеечное, полочное), оборачиваемость и стратегии ротации (FIFO, FEFO, LIFO). Если товар часто заказывают, система размещает его ближе к зоне отгрузки, чтобы ускорить сборку и отправку заказов.

Управление приемкой и перемещением товаров

При поступлении новой партии система учитывает каждую единицу и фиксирует фактические остатки. Это позволяет исключить расхождения между документами и реальным количеством изделий на складе.

Автоматизация комплектации заказов

Сборка заказов — один из самых сложных этапов. WMS выдает задания комплектовщикам, учитывая их местонахождение на складе. Она также подсказывает, какие товары взять в первую очередь, а какие следующими в зависимости от места их хранения. В фулфилмент-центрах это особенно важно, так как система помогает обрабатывать заказы быстрее, а во время сборки разных клиентов и не допускает путаницы.

Контроль упаковки и отгрузки

WMS проверяет соответствие заказов перед отправкой. Система сверяет товар с накладной, исключая пересорт. Она может интегрироваться с транспортными службами, формировать штрихкоды и этикетки для курьеров и маркетплейсов. Это снижает вероятность ошибок при отправке, ускоряет доставку, снижает вероятность возвратов.

Ведение складского учета

Система обновляет данные о наличии товаров в реальном времени. Сотрудники могут сканировать штрихкоды или RFID-метки, а WMS автоматически фиксирует остатки. 

Аналитика и отчетность

WMS собирает данные о загрузке склада, скорости обработки заказов и других метриках. Руководство получает отчеты, которые помогают прогнозировать объемы хранения и улучшать логистику.

Какой функционал у системы WMS?

• Администрирование и назначение прав пользователям. Система позволяет настраивать уровни доступа для сотрудников. Например, кладовщики видят только задачи по сборке и размещению товаров, а менеджеры — аналитику и отчетность. Это обеспечивает защиту данных и упрощает работу персонала.

• Интеграция с учетными и логистическими системами. Современные WMS легко подключаются к ERP-системам (1С, SAP, Oracle), маркетплейсам, CRM и сервисам доставки. Это позволяет автоматически передавать данные о заказах, остатках и перемещениях без введения информации вручную.

• Управление стратегиями хранения. WMS анализирует товарные группы и автоматически предлагает лучший вариант расположения. Например, она учитывает, какая продукция находится на складе рядом с пустующим местом, чтобы соблюдать принципы товарного соседства, предлагая зону хранения.

• Автоматическое формирование документов. WMS формирует накладные, акты приемки и сопроводительные бумаги. Это снижает нагрузку на сотрудников, ускоряет и упрощает документооборот.

• Контроль работы персонала. Система фиксирует действия каждого сотрудника. Это помогает оценивать производительность и оптимизировать нагрузку персонала. Кроме того, пока одна задача не будет выполнена правильно, система не даст доступ к следующей.

• Контроль качества товаров. WMS напоминает, что у определенной партии истекает срок годности, и предлагает её списать. Если продаже подлежит товар с ограниченным сроком хранения, WMS предложит ускоренно вывести его в оборот, например, с помощью скидок или приоритетной отправки в заказы.

ВМС склад или ERP: в чём различия?

WMS (Warehouse Management System) и ERP (Enterprise Resource Planning) — это два вида программного обеспечения, которые могут работать вместе, но выполняют разные задачи. Вот их основные отличия.

Назначение систем

ERP — это комплексное решение для управления бизнесом. Оно включает бухгалтерию, финансы, закупки, продажи, HR и складской учет. ERP помогает управлять всеми процессами в компании, но не оптимизирует работу склада. В свою очередь, WMS — специализированная система для управления складом. Она имеет более глубокий функционал, необходимый для автоматизации процессов.

Уровень детализации складского учета

ERP фиксирует только общие складские операции: поступление, списание, остатки. Она не контролирует размещение товаров в ячейках, не управляет маршрутами сотрудников и не отслеживает точные перемещения продукции внутри склада. WMS учитывает каждый товар даже по весу, контролирует срок годности, назначает оптимальные зоны хранения в зависимости от требуемых условий. Она обеспечивает полную прозрачность складских процессов.

Автоматизация складских процессов

ERP не управляет складскими операциями в реальном времени. Перемещения товаров, сборка заказов и инвентаризация часто фиксируются вручную, из-за чего возникают ошибки или работу склада приходится приостанавливать. WMS автоматически учитывает все действия: для проведения инвентаризации сотрудники сканируют штрихкоды товаров при помощи ТСД, и система фиксирует результаты. При этом заказы можно продолжать комплектовать и отправлять, а также принимать новые партии.

Интеграция с оборудованием

ERP редко поддерживают интеграцию с терминалами сбора данных (ТСД), RFID-метками или системами автоматизированного контроля. WMS интегрируется с ТСД, весами, сортировочными линиями. Это позволяет ускорять операции и минимизировать влияние человеческого фактора.

Преимущества WMS-системы управления складом

• Устранение ошибок и пересортов. Без WMS ошибки возникают из-за человеческого фактора: путаница в накладных, неправильно собранные заказы, потерянные товары. WMS минимизирует эти риски. Система отслеживает каждую единицу, контролирует соответствие заказов и не даёт отправить клиенту неправильную продукцию.

• Автоматическое управление персоналом. Система выстраивает маршруты, назначает зону ответственности и даёт инструкции. Это повышает эффективность даже при высокой текучке персонала — новый сотрудник сразу получает четкие задания без необходимости долгого обучения.

• Повышение скорости обработки заказов. Без WMS сборщики тратят время на поиск товаров, пересчёт и проверку. Система оптимизирует весь процесс: выстраивает маршрут, указывает конкретную ячейку, резервирует единицы, сразу сверяет позиции с заказом.

• Масштабируемость и гибкость. WMS можно адаптировать под любые задачи: от небольшого склада до крупного фулфилмент-центра. Если компания растёт, система без проблем подстраивается под увеличение объемов заказов и новые требования клиентов.

• Прозрачность и аналитика. Система фиксирует все операции, создавая полную картину работы склада. Руководители на основании отчётов могут выявлять «узкие места» и оптимизировать процессы.

Как происходит процесс работы с ВМС-системой?

Работа с WMS строится по стандартному алгоритму: система управляет товарными потоками на складе, отслеживает движение каждой единицы и автоматически распределяет задачи между сотрудниками. Процессы зависят от конкретной системы и склада, но в общем виде работа выглядит так.

Приемка товара и размещение на складе

При поступлении новой партии WMS регистрирует данные из накладных для сверки фактического количества. В системе появляется задание на размещение товаров в определенной зоне. Сотрудники получают инструкции на терминалы сбора данных (ТСД) или мобильные устройства. Если товар требует маркировки, в системе можно автоматически создать и напечатать этикетки.

Комплектация заказов

Когда поступает заказ, WMS формирует задание для сборщика. Система:

• Анализирует маршрут движения по складу.
• Подсказывает, в каких ячейках находится нужный товар.
• Контролирует порядок сборки, чтобы избежать пересортов и путаницы.

Сотрудник сканирует товары при сборке, а система сразу фиксирует их в базе. Если единица подобрана неправильно, WMS уведомляет о несоответствии.

Упаковка и контроль перед отгрузкой

Перед отправкой система проверяет соответствие заказанных и собранных товаров. WMS автоматически создаёт этикетки для транспортных компаний, формирует сопроводительные документы и предупреждает об особенностях упаковки.

Обработка возвратов

Если клиент возвращает товар, WMS фиксирует его поступление и направляет в зону проверки. Система автоматически определяет дальнейшую судьбу товара: вернуть в продажу или списать как брак.

Управление запасами

WMS отслеживает остатки, это помогает избежать проблем, когда на сайте указано наличие, а фактически товаров нет. То же самое касается новых поступлений: партия может находиться на складе, но не отражаться на сайте. Система исключает подобные несоответствия и отражает реальную ситуацию. Кроме того, управление запасами предотвращает затаривание склада одним типом товара. 

Как внедрить систему WMS: пошаговая инструкция

Внедрение WMS — это не просто установка программы, а перестройка всех складских процессов. Чтобы система работала эффективно, важно правильно подготовиться и внедрить её поэтапно.

Определение целей и задач

Перед выбором WMS нужно чётко понять, какие задачи она должна решать. Например:

• Ускорить обработку заказов и сократить ошибки.
• Оптимизировать хранение и использование складских площадей.
• Автоматизировать учёт и снизить зависимость от человеческого фактора.

Важно учитывать специфику склада: его размеры, тип хранения, количество SKU, требования к маркировке и интеграции с другими системами (ERP, маркетплейсы, службы доставки).

Выбор подходящей WMS

На рынке есть готовые WMS-решения и системы, которые можно адаптировать под конкретные задачи. При выборе стоит учитывать:

• Масштабируемость (система должна расти вместе с бизнесом).
• Возможность интеграции с 1С, маркетплейсами, CRM, службами доставки.
• Совместимость с оборудованием (ТСД, RFID, принтеры этикеток).
• Гибкость настройки бизнес-процессов.

Некоторые компании выбирают облачные WMS, которые работают через веб-интерфейс, другие — устанавливают локальные (коробочные) решения. Облачные системы быстрее внедрять, но локальные дают больше контроля.

Аудит склада и подготовка к внедрению

Перед запуском WMS нужно привести склад в порядок:

• Организовать полную инвентаризацию и очистить базу от ошибок.
• Определить зоны на складе в зависимости от задач (приемка, хранения, комплектации, отгрузки).
• Разработать систему адресного хранения (если её нет).
• Настроить правила работы с товарными остатками.

Интеграция WMS с другими системами

На этом этапе настраивается обмен данными между WMS и другими программными решениями, а именно: 

• ERP (1С, SAP, Oracle) для синхронизации остатков и документооборота.
• Маркетплейсами (Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет) для автоматического обновления заказов и остатков.
• Курьерскими службами (СДЭК, Boxberry) для отслеживания отправлений.

Чем больше интеграций, тем меньше потребуется ручного ввода данных и будет ниже вероятность ошибок.

Настройка и тестирование системы

После установки WMS нужно настроить ключевые параметры:

• Алгоритмы размещения товаров;
• Логистику перемещений по складу;
• Приоритеты сборки и отгрузки;
• Правила работы персонала;

Затем проводят тестирование: запускают систему на небольшой группе заказов, выявляют ошибки и корректируют настройки. Важно протестировать WMS в реальных условиях, прежде чем перевести весь склад на новую систему.

Обучение персонала

Сотрудников обучают взаимодействовать с системой. Например, комплектовщиков — работать с ТСД и выполнять задания, а операторов — управлять складскими процессами через интерфейс WMS. Если WMS сложная, проводят несколько этапов обучения, чтобы персонал привык к новой системе.

Полный запуск и контроль работы

Когда все процессы протестированы и сотрудники обучены, WMS запускают на всём складе. В первые недели важно отслеживать скорость обработки заказов, количество ошибок и возвратов, производительность персонала. Если возникают проблемы, необходимо корректировать настройки системы.

От чего зависит цена WMS

Стоимость WMS зависит от типа системы (облачная или коробочная), функционала, складского штата, интеграций с другими сервисами. Чем сложнее настройка и глубже автоматизация, тем выше цена. Дополнительно учитываются расходы на оборудование (ТСД, сканеры, RFID). Базовые WMS стоят от нескольких тысяч рублей в месяц, а комплексные системы — от сотен тысяч до нескольких миллионов.

Как выбрать решение именно для своего склада?

• Готовность к работе с фулфилментом . Система должна поддерживать мультиклиентский учёт, управление ячейками и автоматическое распределение заказов. Облачные решения идеально подходят для таких задач, поскольку их можно быстро масштабировать.

• Интеграции. Важна поддержка маркетплейсов (Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет), курьерских служб и бухгалтерских программ (например, 1С). Это снижает ручной труд и ускоряет обработку заказов.

• Гибкость настройки. WMS должна адаптироваться под динамические процессы фулфилмента: сезонные нагрузки, разные схемы хранения, срочные заказы. Облачные системы позволяют быстро менять настройки без сложных доработок.

• Простота внедрения. Фулфилмент-центры не могут надолго  приостанавливать работу во время запуска системы. Поэтому лучше, если WMS внедряется за короткий период. 

• Стоимость. Не всегда есть возможность разово отдать от нескольких сотен до нескольких миллионов рублей. Поэтому при выборе WMS нужно ориентироваться и на бюджет.